Valikko Sulje

Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste päivitetty viimeksi 3.5.2024
Evästekäytäntö päivitetty viimeksi 27.5.2024

Uptime Solutions Europe Oy:ssa henkilötietoja käsitellään ja suojellaan asetusten ja lakien mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa esitellään henkilötietojen käsittelyn toimintatavat sekä tilanteet, joissa käsittelemme henkilötietoja.

REKISTERINPITÄJÄ

Uptime Solutions Europe Oy
Y-tunnus 2614306-9

YHTEYSTIEDOT

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja(ät)uptimesolutions.fi
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt: tietopyynnot(at)uptimesolutions.fi

YLEINEN KUVAUS TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖISTÄMME

Käsittelemme henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön, mukaan lukien Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Huomioimme tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset kaikessa liiketoiminnassamme ja edellytämme samaa alihankkijoiltamme sekä muilta yhteistyökumppaneiltamme. Perehdytämme ja koulutamme henkilöstöämme säännöllisesti tietosuojaa koskevista vaatimuksista ja ohjeistuksista.

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään.

Tietoja voidaan saada joissakin tapauksissa muualta kuin henkilöltä itseltään. Näissä tapauksissa tietojen käsittelystä kerrotaan sopivassa yhteydessä.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME JA MIHIN TARKOITUKSEEN

Henkilötietoja ovat kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot. Meillä henkilötietoja kerätään mahdollisimman vähän ja niitä käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat tarkemmin kuvattu jäljempänä. Henkilötietoja voidaan tilanteen vaatiessa käsitellä alla kuvattujen tilanteiden lisäksi yhtiön ja sen henkilöstön oikeuksien puolustamiseksi ja niihin liittyvien oikeusvaateiden laatimiseksi.

TYÖNHAKIJAT

Työnhaku- ja rekrytointiprosessin yhteydessä käsittelemme henkilötietoja kuten hakijan etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi käsittelemme seuraavia tietoja siinä laajuudessa, jossa työnhakija itse ne rekrytointiprosessin aikana meille luovuttaa: postiosoite ja kotipaikkakunta, koulutus- ja työhistoria, taidot ja ammatillinen osaaminen sekä muut CV:n kautta hakijan jakamat tiedot ja muut hakijan itse antamat tiedot ja liitteet.

Tallennamme lisäksi tarvittavassa laajuudessa seuraavat tiedot rekrytointiprosessin aikana: mahdollinen soveltuvuusarvio hakijan hakemaan tehtävään, hakijan kanssa käyty viestintä, mahdolliset hakijan suosittelijoiden antamat tiedot sekä tiedot rekrytoinnin etenemisestä ja lopputuloksesta.

Työnhaku- ja rekrytointiprosessissa henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään. Henkilön suostumuksella tietoja voidaan saada myös muista lähteistä, esimerkiksi henkilön nimeämiltä suosittelijoilta.

Käyttötarkoitukset: tietoja käytetään rekrytointiprosessissa ja työhakemuksen käsittelyssä sekä yhteydenpitoa varten.

Käsittelyperuste: henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan suostumukseen.

ASIAKKAAT, ALIHANKKIJAT JA MUUT YHTEISTYÖKUMPPANIT

Yhtiömme voi käsitellä seuraavia asiakkaitaan, alihankkijoitaan tai muita yhteistyökumppaneitaan koskevia henkilötietoja:

  • Henkilön identiteettitiedot, kuten etu- ja sukunimi, henkilön asema organisaatiossa
  • Henkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero), asiakas- tai kumppaniyrityksen yhteystiedot
  • Henkilön kuva (julkaisuissa)
  • Henkilön luovuttamat muut tiedot

Keräämme asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja lähtökohtaisesti asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hallinnoinnin ja toteuttamisen yhteydessä. Tietoja kerätään myös henkilöltä itseltään, esimerkiksi järjestämämme tilaisuuden ilmoittautumisen tai uutiskirjeen/tiedotteen tilauksen yhteydessä.

Sopimuksien sähköisessä allekirjoittamisessa voimme käyttää ohjelmistoa, jossa yhteystietoja käsittelee ETA-alueella tietoja tallentava toimija.

Käyttötarkoitukset: Tietoja käytetään sovitun mukaisesti asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hoitamiseen, palveluiden tarjoamiseen, asiakaskokemuksen mittaamiseen sekä yhtiömme palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen. Tietoja voidaan käyttää sovitun mukaisesti yhtiömme julkaisuissa, asiakastarinoissa, uutisissa ja tiedottamisessa sekä tarpeen mukaisesti sijoittajaviestinnässä.

Käsittelyperuste: Tietojen julkaiseminen ja antaminen julkaisuja varten perustuu suostumukseen. Sopimussuhteen aikana tietoja käsitellään sopimussuhteen edellyttämällä tavalla, suostumuksen ja/tai sopimuksen perusteella.

MUUT KONTAKTIT

Mikäli henkilö on yhteydessä yhtiöömme esimerkiksi

  • tiedustellakseen palveluistamme tai tuotteistamme
  • tekemällä tietopyynnön
  • lataamalla oppaan verkkosivustoltamme
  • ilmoittautumalla järjestämäämme tapahtumaan
  • tilaamalla uutiskirjeen

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja siinä laajuudessa kuin saamme ne henkilöltä itseltään: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaation nimi yhteystietoineen, henkilön asema sekä muut mahdolliset annetut tiedot.

Käyttötarkoitukset: Tietoja käytetään yhteydenoton tai pyynnön käsittelemiseksi, tapahtumien järjestämiseksi sekä henkilön ja yhtiömme välistä yhteydenpitoa varten. Lisäksi käytämme tietoja yhtiömme palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Käsittelyperuste: asiayhteydestä ilmenevä suostumus.

VIERAILU TOIMITILOISSA

Käsittelemme kulunvalvontatietoja sekä video- tai muuta kuva-aineistoa henkilöistä, jotka liikkuvat tietyillä kameravalvotuilla alueilla yhtiömme toimitiloissa. Kuva-aineiston ja kulunvalvonnan yhteyteen tallentuu tapahtumapäivämäärä ja -kellonaika. Kyseisillä alueilla tapahtuvasta kameravalvonnasta kerrotaan kylteillä. Tiloissa vierailevista keräämme nimen sekä vierailijan yrityksen/yhteisön.

Käyttötarkoitukset: kulunvalvonnan ja kameravalvonnan tarkoituksena on suojata yhtiötämme ja yhtiömme toimitiloissa sijaitsevaa asiakkaiden omaisuutta, ennaltaehkäistä väärinkäytöksiä ja rikoksia sekä auttaa jo tapahtuneiden hälytysten, väärinkäytösten ja rikosten selvittämisessä. Sen lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä yhhtiömme henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuutta.

Käsittelyperuste: käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä lakisääteiseen velvoitteeseen muun muassa liittyen työturvallisuuslakiin (738/2002) ja turvallisuusluokiteltua tietoa koskeviin säädöksiin.

VIERAILU VERKKOSIVUILLA

Kun käytämme evästeitä verkkosivuillamme, yhtiömme verkkosivuille saapuva saa niistä ilmoituksen. Muihin kuin välttämättömien tietojen keräämiseen verkkosivuille saapuva voi vaikuttaa itse hallinnoimalla suostumuksiaan. Välttämättömät evästeet varmistavat sivun toiminnallisuuden, käytettävyyden ja turvallisuuden. Suostumuksen pyytämisen yhteydessä kerrotaan evästeiden käyttötarkoituksista, jotka liittyvät sivustojen toiminnallisuuksiin, tilastointiin ja markkinointiin. Toiminnallinen eväste voi liittyä esimerkiksi videon katsomiseen. Ensimmäisen osapuolen evästeet ovat vain yhtiömme käytössä. Kolmannen osapuolen evästeet vaativat verkkosivulla vierailevan hyväksyntää eikä yhtiömme voi vaikuttaa niihin liittyviin ehtoihin. Tietoja voidaan käsitellä myös ETA-alueen ulkopuolella.

Yhtiömme verkkosivuilla voi täyttää yhteydenottolomakkeita, joita käsitellään tässä tietosuojaselosteella kuvatulla tavalla. Verkkosivujen käyttäminen muodostaa lokitietoa tapahtumista ja IP-osoite voidaan tallentaa, kun käyttäjän selain sen sallii.

Tilastoimme verkkosivujen käyttöä palvelimellemme, joka sijaitsee Suomessa palveluntarjoajan konesalissa. Tilastoihin on pääsy vain henkilökunnallamme. Näitä tietoja ei siirretä ETA-alueen ulkopuolelle tai kaupallisiin tarkoituksiin eikä yhtiömme yhdistä tietoja yksittäisiin henkilöihin. Seuraavia tietoja tallentuu:

  • sivustokäyntien määrä
  • keskimääräinen sivulla vietetty aika
  • millä sivuilla on käyty
  • mistä kanavista tai kampanjoista sivuille on tultu

Käyttötarkoitukset: sivuston ylläpito, palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen, markkinoinnin suunnittelu ja kehittäminen. IP-osoite ja sivuston tapahtumatietoja voidaan käsitellä virhetilanteiden ja rikosten ennaltaehkäisyn ja selvittämisen vuoksi.

Käsittelyperuste: sivuilla vierailu, verkkolomakkeiden täyttäminen ja evästeiden salliminen perustuu suostumukseen. Verkkosivujen ylläpidon, toiminnallisuuden, suunnittelun ja kehittämisen sekä virhetilanteiden ja väärinkäytöksen selvittämisessä käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

SOSIAALISEN MEDIAN KANAVAT

Yhtiömme ja sosiaalisen median kanavat ovat yhteisrekisterinpitäjiä sosiaalisen median yhteisöissä. Yhtiömme ei voi vaikuttaa kaikkiin käsittelytarkoituksiin. Yhtiömme käyttää seuraavia kanavia: LinkedIn (Microsoft), X (X, ent. Twitter), Facebook (Meta), Instagram (Meta) ja Youtube (Google). Yhtiömme voi hyödyntää LinkedIn-pikseliä mittaamaan mainonnan tehokkuutta ja kannattavuutta. Muutoin kanavien linkkejä klikkaamalla sinut siirretään kyseisen palvelun sivulle, joilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Voimme käyttää sosiaalisen median sivuilla kohdennettua mainontaa, mikä tarkoittaa, että sosiaalisen median käyttäjä voi saada yhtiömme mainontaa perustuen alueeseen, jossa käytät palvelua tai kiinnostuksen kohteisiin, joiden mukaisesti yhtiömme mainonnan kohdistaa. Yhtiömme ei pysty yhdistämään näitä kohdennuksia mainonnan saaneisiin henkilöihin.

Kanavissa yhtiömme voi hallinnoida seuraajia sekä vastata tai kommentoida yksittäisten henkilöiden kommentteihin tai viesteihin. Yhtiömme käsittelee sosiaalisen median kautta saatuja tietoja vain omiin tarkoituksiin eikä tallenna kanavien kautta saatuja henkilökohtaisia tietoja muihin yhteyksiin ilman palvelun käyttäjän antamaa suostumusta.

Henkilötietojen käsittelyä voi rajoittaa poistumalla yhteisösivun tykkääjistä ja/tai seuraajista tai pyytämällä viestiketjun poistamista.

Käyttötarkoitukset: markkinoinnin suunnittelu ja kehittäminen, tiedottaminen ja tunnettuuden kasvattaminen.

Käsittelyperuste: asiayhteydestä ilmenevä suostumus.

KUINKA KAUAN HENKILÖTIETOJA KÄSITELLÄÄN

Arvioimme tallentamiemme henkilötietojen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia. Esimerkkejä säilytyksen perusteista:

  • Asiakkuus- ja kumppanuustiedot: sopimussuhteen ajan ja kirjanpitosäännösten mukaisesti.
  • Tiedottaminen verkkosivuilla: noin 5 vuotta.
  • Muut julkaisut: arvioidaan vähintään 5 vuoden välein tai poistetaan perustellusta muusta syystä, kuten työntekijän lopettaessa työt tai suostumuksen antajan pyynnöstä.
  • Työnhakijoiden tiedot: noin 10 kuukautta.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi. Voit pyytää vahvistusta siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi ja jäljennöstä mahdollisista henkilötiedoistasi lähettämällä asiaa koskevan pyynnön.
  • Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen ja/tai poistamiseen. Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tai epätäsmälliset henkilötiedot ja lisäksi sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Voit toteuttaa näitä oikeuksiasi lähettämällä asiaa koskevan pyynnön.
  • Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Sinulla on tietyissä määritellyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista lähettämällä asiaa koskevan pyynnön.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelyn perusteena on yhtiömme oikeutettu etu (esimerkiksi tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin), lähettämällä asiaa koskevan pyynnön.
  • Oikeus saada henkilötietosi siirretyksi toiseen järjestelmään. Sinulla on oikeus saada tietosi jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle lähettämällä asiaa koskevan pyynnön tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat sähköisessä muodossa ja joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.
  • Oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Jos henkilötietojesi käsittelyn perusteena on aikaisemmin antamasi suostumus, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa lähettämällä asiaa koskevan pyynnön.
  • Oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle. Jos haluat tehdä valituksen siitä, kuinka yhtiömme käsittelee henkilötietojasi, EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

EVÄSTEET

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa tietokoneelle, tabletille tai älypuhelimeen. Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston toiminnalle. Voimme saada evästeiden kautta tietoa siitä, miksi vierailet sivustollamme. Näiden tietojen avulla optimoimme sivustoa vastaamaan tarpeitasi ja mielenkiinnon kohteitasi entistäkin paremmin. Evästeet muistavat asioita, kuten ostoskoriin lisätyt tuotteet, sivuston aiemmat käyttökerrat sekä sen, oletko kirjautunut sivustolle ja mitä kieltä ja valuuttaa käytät sivustolla. Evästeiden avulla näet muilla sivustoilla sinulle kohdistettuja mainoksiamme. Käytämme evästeitä palvelumme osana, sillä niiden avulla näet sivustollamme sinua kiinnostavaa sisältöä. Evästeitä tallentavat palvelut ja evästeiden käyttötarkoitukset on kerrottu eri evästeluokkien alla.

Laitteisiin ja selaimiin tallennettujen evästeiden voimassaoloaika vaihtelee. Evästeen voimassaoloaika lasketaan edellisestä kerrasta, kun vierailit sivustolla. Kun evästeen voimassaoloaika päättyy, se poistetaan automaattisesti. Kaikkien evästeidemme voimassaoloajat on kerrottu evästeperiaatteessamme.

Voit milloin vain estää kaikki evästeet ja/tai kolmannen osapuolen evästeet vaihtamalla tietokoneesi, tablettisi tai älypuhelimesi selainasetuksia. Näiden asetusten sijainti riippuu käyttämästäsi selaimesta. Muistathan kuitenkin, että jos estät kaikki evästeet ja/tai kolmannen osapuolen evästeet, et voi käyttää sivuston kaikkia toimintoja ja palveluita silloin, kun niiden toiminta perustuu evästeisiin. Voit valita Google Analytics -evästeet pois käytöstä Googlen sivuilta tämän linkin kautta.

Aiemmin hyväksymäsi evästeet on helppo poistaa. Poistamistapa riippuu käyttämästäsi selaimesta (Chrome, Firefox, Safari, jne.) ja laitteesta (älypuhelin, tabletti, PC, Mac, jne.). Evästeet poistetaan yleensä asetusvalikon turvallisuus- ja yksityisyysasetuksissa, tarkka asetusten sijainti on selainkohtaista. Jos käytät useampaa kuin yhtä selainta, poista evästeet kaikista.

Voit muuttaa antamaasi eävstesuostumusta joko poistamalla evästeet selaimestasi tai vaihtamalla aiemman valintasi napsauttamalla minkä tahansa sivun alalaidassa olevaa linkkiä ”Näytä evästevalinnat”.

Jos haluat lähettää palautetta tai kysymyksiä koskien näitä tietoja tai tietojesi käsittelyä tai evästekäytäntöämme, otathan meihin yhteyttä.

Antamasi suostumus koskee seuraavia domaineita: uptimesolutions.fi

Välttämättömät evästeet

Välttämättömät evästeet auttavat tekemään verkkosivustosta käyttökelpoisen sallimalla perustoimintoja kuten sivulla siirtymisen ja sivuston suojattujen alueiden käytön. Verkkosivusto ei toimi kunnolla ilman näitä evästeitä.

Evästeen nimi Käyttötarkoitus Voimassaoloaika Toimittaja/palvelu Yksityisyyden suoja
cookieConsent Tallentaa evästekäytännön 365 päivää uptimesolutions.fi Tämä tietosuojaseloste
pll_language Sivuston kieli 365 päivää uptimesolutions.fi Tämä tietosuojaseloste

Toiminnalliset evästeet

Toiminnalliset evästeet mahdollistavat verkkosivuston ulkoasua tai toimintoja muuttavan tiedon tallentamisen. Näitä tietoja ovat esimerkiksi taulukon järjestyksen valinnat niin, että tekemäsi valinnat säilyvät seuraavaan vierailuusi. Lisäksi niitä voidaan käyttää auttamaan sivuston omistajia ymmärtämään, miten käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa sivustojen kanssa keräämällä ja raportoimalla tietoja.

Ei toiminnallisia evästeitä.

Markkinointi evästeet

Markkinointievästeitä käytetään verkkosivustoilla kävijöiden seurantaan. Tietoa voidaan käyttää kohdentamaan markkinointitoimenpiteitä, kuten näyttämään mainoksia, jotka ovat sopivia ja kiinnostavia yksittäisille käyttäjille, ja siten arvokkaampia julkaisijoille ja kolmansien osapuolten mainostajille.

Ei markkinointievästeitä.

Luokittelemattomat evästeet

Luokittelemme luokittelemattomia evästeitä yhdessä yksittäisten evästeiden tarjoajien kanssa.

Ei luokittelemattomia evästeitä.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Tietoturvallisuus ja henkilötietojen suojaaminen on järjestetty siten, että henkilötiedot on suojattu luvattomalta pääsyltä ja käsittelyltä sekä lainvastaisesti ja vahingossa tapahtuvalta tuhoamiselta, häviämiseltä tai vahingoittumiselta. Lisäksi kehitämme jatkuvasti teknisiä ja organisatorisia toimia tietojen suojaamiseksi. Tietoturvallisuus ja siihen liittyvä riskienhallinta perustuu sertifioituun hallintajärjestelmään (ISO/IEC 27001-2013).

Tietoturvatoiminnan johtamisesta ja kehittämisestä vastaa tietoturvallisuuden johtoryhmä. Toiminnan koordinoinnista vastaavat nimetysti tietosuojavastaava ja tietoturvapäällikkö.

Henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisina. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käsiteltävien tietojen salassapitoon sekä noudattamaan tietosuoja- ja tietoturvallisuusohjeistuksia.

Mikäli henkilötietojen käsittelyä ulkoistetaan kolmansille osapuolille, yhtiömme laatii tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimukset kyseisten kolmansien tahojen kanssa varmistaakseen, että henkilötietojen käsittely noudattaa tätä tietosuojaselostetta sekä sovellettavia lakeja, asetuksia ja viranomaismääräyksiä.

TIETOJEN SIIRTO TAI LUOVUTUS EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Yhtiömme ei pääsääntöisesti siirrä ja pyrkii olemaan siirtämättä henkilötietoja EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, eikä luovuta niitä ulkopuoliselle taholle.

Osa palveluprosesseissamme toimivista kumppaneistamme saattaa sijaita joko kokonaan tai osittain EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin varmistamme sopimuksin ja/tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla, että mahdollinen henkilötietojen luovutus tai siirto tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti siten, että luovutettavien tai siirrettävien henkilötietojen riittävän tietosuojan taso on varmistettu.

TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITTÄMINEN

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään, kun henkilötietojen käsittelyssä tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on saatavilla tällä verkkosivustolla. Edellisen version saa pyytämällä sitä yhtiöltämme.